Testning av ärendehanteringen
Myndigheten ska säkerställa att varje ärende som ansluts till tjänsten Tillstånd och tillsyn är färdigt att tas i bruk, dvs. att ärendehanteringsprocessen fungerar ur kundens synvinkel från tjänsten Tillstånd och tillsyn till den e-tjänst som myndigheten tillhandahåller (myndighetens egen eller tjänsten Förenklad e-tjänst) för hela handläggningsprocessen. I denna anvisning beskrivs hur myndigheten simulerar en tillståndssökande för att testa att tillståndsärendena fungerar från sökanden till e-tjänsten. I anvisningen berättas hur
- man går till kundgränssnittet för tjänsten Tillstånd och tillsyn (tillståndssökande)
- man väljer de myndighetsärenden som ska testas
- man identifierar sig som sökande av tillstånd (privatperson)
- man skapar en ärendehelhet för ärenden som ska testas
- man ger de uppgifter som behövs för testningen så smidigt som möjligt och
- testningen utförs. Båda sätten att ansluta myndighetens tjänst har beaktats: integrerad e-tjänst och Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn
Att observera om testningen
Genom att testa ärendehanteringen strävar man efter att säkerställa att processen fungerar för kunden och myndigheterna. Innan du börjar – att beakta för de myndigheter som använder denna anvisning:
- I anvisningen beaktas sättet att ansluta ärendehantering och den e-tjänst som används (har myndigheten tillgång till en egen e-tjänst eller utnyttjar man Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn)
- Testet kan utföras först när myndigheten har anslutits till tjänsten Tillstånd och tillsyn. Detta förutsätter att myndigheten har genomfört alla anslutningsarbeten, skickat anslutningsblanketten till tjänsten Tillstånd och tillsyn och fått en anmälan om anslutning från tjänsten där anslutningens datum anges.
- Om det ärende som testas ansluts till myndighetens e-tjänst ska den tekniska anslutningen vara klar och i bruk
- Testerna utförs i produktionsmiljön för tjänsten Tillstånd och tillsyn
- I testerna kontrolleras att aviseringarna styrs till rätt adress
- Om det ärende som testas utnyttjar blanketter för Förenklad e-tjänst, kontrolleras blanketternas textinnehåll i samband med testet
- Anvisningarna slutar i ärendehanteringen, så det måste finnas en egen testplan för att testa myndighetens interna processer.
1. Börja testningen – gå till tjänsten Tillstånd och tillsyn
Testsituationen utförs i produktionsmiljön. Testningen av ärendehanteringen inleds i kundgränssnittet för tjänsten Tillstånd och tillsyn, där man fyller i kunduppgifterna och vid behov en tillståndsansökan för testet. Det är bra om den som utför testet är samma tillståndsmyndighet som behandlar ansökningarna för att man ska kunna försäkra sig om testets slutresultat i olika skeden, även i fråga om myndighetens egna system. I anvisningen beskrivs utförandet av testet logiskt stegvis. För att säkerställa rätt testresultat, följ stegen i anvisningen i ordningsföljd. Skedena 7a eller 7b kan göras flera gånger för olika ärenden (det är bra att testa varje ärende separat).
2. Välj de ärenden som ska testas
1. Välj under “servicehelhet” en servicehelhet som omfattar ett eller flera ärenden som ska testas. Du hittar de ärenden som ingår i servicehelheterna här.
2. Välj verksamhetens huvudsakliga ort. Valet görs på följande sätt:
- Kommunmyndigheter: välj det kommunområde vars ärendehantering du testar
- Välfärdsområden: välj en av kommunerna i ert verksamhetsområde
- Övriga (som behandlar tillstånd på riksnivå): välj vilken kommun som helst
3. Välj ”Gå direkt till valet av tillstånd”
4. Lägg till de ärenden som ska testas under punkten ”Lägg till ett tillstånd, en anmälan eller någon annan skyldighet”, en i taget Du kan välja att testa flera ärenden samtidigt.
Observera att du endast kan testa ärenden som omfattas av din egen behörighet (t.ex. kommunens tillståndsmyndighet kan endast testa sina egna skyldigheter).
5. Alla ärenden som kunden valt att testa för projektet har nu valts. I servicehelheterna kan vissa ärenden vara obligatoriska för den som ansöker om tillstånd (även om de inte är den testande myndighetens skyldigheter). De kommer obligatoriskt med, men man behöver inte bry sig om dem (testas inte). I exemplet till höger har man valt två ärenden avsedda för kommunala myndigheter och tjänsten föreslår ytterligare ett. Om det finns bland de ärenden som testas kan du välja det under punkten “Välj” eller alternativt välja det i rullgardinsmenyn.
6. Fortsätt skapa testmaterialet under punkten “Spara ärendehelheten”
3. Identifiera dig i tjänsten Tillstånd och tillsyn
Efter valet av ärenden styr tjänsten den som gör ansökan att identifiera sig (obligatoriskt). Identifiera dig i tjänsten enligt det identifieringssätt som du använder.
- Organisationens certifikatkort
- Mobilcertifikat
- Bankkoder
4. Skapa en ärendehelhet för ärenden som ska testas
Efter identifieringen skapas en ärendehelhet i tjänsten Tillstånd och tillsyn för de ärenden som ska testas. Därefter syns de ärenden som valts i punkt två i den sparade ärendehelheten. Om testningen utförs under flera dagar kan man alltid återgå till de ärenden som valts ut till testningen.
1. Välj “Uträtta ärenden i ditt eget namn“. Detta alternativ gör det enklare att utföra testet (inga fullmakter behövs av organisationen).
2. Välj “Skapa ett nytt objekt” och ge objektet ett beskrivande namn (t.ex. test_xyz)
3. Ge ärendehelheten ett beskrivande namn (t.ex. test för ordnande av evenemang)
4. Välj till sist “Spara“
5. Ange testarens uppgifter
För testet behövs testarens uppgifter (e-post obligatorisk), eftersom en del av funktionerna i tjänsten Tillstånd och tillsyn använder sökandens kontaktuppgifter.
1. Välj “Meny” uppe till höger på sidan
2. Och från menyn “Egna uppgifter“
3. Ange testarens e-postadress (God praxis kan också vara rolladressen/den gemensamma postlådan som testarna använder)
Obs! Tjänsten skickar bl.a. aviseringar eller myndighetens begäran om komplettering som standard till denna adress
Efter testerna lönar det sig att återställa adressen till personens egen adress
4. Välj till sist “Spara“
6. Ange gemensamma uppgifter för de ärenden som testas
Genom att fylla i de gemensamma uppgifterna om tillståndsärendena kan du utnyttja samma uppgifter i flera ärenden och undvika att skriva samma uppgifter flera gånger. Detta skede är inte obligatoriskt, men gör testet smidigare.
1. Välj blanketten “Öppna gemensamma data“
Via blanketten Gemensamma uppgifter kan man lägga till uppgifter om tillståndssökanden och objektet (bl.a. kontaktperson och verksamhetsutövare) och de kan användas i samband med testning av ärenden. I det här exemplet skapas en kontaktperson för alla ärenden som testas och verksamhetsutövarens basuppgifter anges.
2. För att ange kontaktperson, välj “+ Lägg till“
3. Klicka på “Kontaktperson 1” för att öppna blanketten
4. Välj kontaktroller för dina tillståndsärenden (flerval kan väljas en i taget)
5. Fyll i kontaktpersonens uppgifter (Rekommendation: samma uppgifter används som i punkt fem)
6. Välj “Nästa“
7. Fyll i nödvändiga uppgifter om verksamhetsutövaren. För vissa ärenden kan det vara bra att fylla i faktureringsuppgifter, men det är inte nödvändigt för alla ärenden.
Fyll också i de övriga uppgiftsflikarna och stäng till sist “gemensamma uppgifter“. Tjänsten sparar aktivt uppgifterna fält för fält genast efter att uppgifterna har matats in.
8. Välj “Stäng“
7. Testa ärenden
Tjänsten Tillstånd och tillsyn stöder två olika sätt att ansluta myndighetsärenden. I denna anvisning beskrivs båda testfallen som exempel (myndigheten testar ju endast sina egna ärenden).
- 7a) Det första exemplet beskriver testningen av ärendet när myndighetens e-tjänst för tillståndsärenden har anslutits till tjänsten Tillstånd och tillsyn. I det här exemplet överförs de gemensamma uppgifterna om de ärenden som testas och den testare som simulerar tillståndssökanden från tjänsten Tillstånd och tillsyn till myndighetens e-tjänst, där testets slutdel utförs enligt e-tjänstens anvisningar.
- 7b) Det andra exemplet beskriver testningen av tillståndsärenden när man använder blanketten Förenklad e-tjänst i tjänsten Tillstånd och tillsyn.
7a) testning av ärendehanteringen från tjänsten Tillstånd och tillsyn till myndighetens e-tjänst
Exemplet tar vid där inmatningen av ”Gemensamma uppgifter” slutade i föregående steg. Testaren är på sidan ”Mina ärenden” i tjänsten Tillstånd och tillsyn och för ärendena har man valt att testa ”integrerad” tillståndsärendehantering som utnyttjar det elektroniska dataöverföringsgränssnittet. I det här exemplet illustrerar Tukes “Kemikaliesäkerhetstillstånd” det ärende som testas.
1. Välj “+ Lägg till ett ärende“
Under tillståndet skapas en ärenderad för tillståndet i fråga.
2. Redigera ärenderaden genom att klicka på ärendets namn
I detta exempel på tillståndsärenden finns flera uppgiftsflikar som varierar i antal. Alla ärenden har uppgiftsflikarna “kontaktpersoner“, “verksamhetsutövare” och “Sändning”
3. Välj “Nästa“
På fliken Kontaktpersonens uppgifter anges kontaktpersonens uppgifter.
4. Välj den kontaktperson som anges i punkt sex eller
5. Vid behov kan du också lägga till en ärendespecifik kontaktperson under punkten “+Lägg till“
6. När kontaktpersonen har angetts kan man fortsätta till andra uppgifter i ärendet. Välj “Nästa“
Faktabladet för operatören ger information om operatören.
7. Om de ”gemensamma uppgifterna” i punkt sex har fyllts i för tillståndshelheten, kan de användas som uppgifter för det ärende som testas. Välj då “Jag använder uppgifter som matats in i de gemensamma uppgifterna“. I annat fall väljer du “Jag ger alla uppgifter själv” och matar in uppgifterna i fälten.
8. När uppgifterna har angetts kan man fortsätta. Välj “Nästa“.
Exemplet fortsätter på fliken ”Sändning”. Kontrollera före förflyttningen dit att uppgifterna har angetts på alla flikar.
När uppgifterna om det ärende som testas har angetts på uppgiftsflikarna kan ansökan skickas till myndighetens tjänst, där testet slutförs enligt e-tjänstens anvisningar och processer.
9. Välj ”Gå till e-tjänsten”
7b) asioinnin testaaminen Kevytasiointilomakkeella
Esimerkki jatkaa siitä, mihin vaiheen kuusi “Yhteisten tietojen” syöttäminen jäi. Testaaja on Luvat ja valvonta -palvelun “Omat asioinnit“-sivulla ja asiointeihin on valittu testattavaksi Kevytasiointilomaketta hyödyntävä lupa-asiointi. Tässä esimerkissä kuntien tapahtumajärjestämiseen liittyvä ilmoitus “Aloitusilmoitus tapahtuman suunnittelusta” kuvaa testattavaa asiointia.
1. Valitse “+ Lisää asiointi“
Luvan alle muodostuu asiointirivi kyseisestä luvasta.
2. Muokkaa asiointiriviä klikkaamalla asioinnin nimeä
Tässä lupa-asioinnin esimerkissä on useita tietolehtiä, joiden määrä vaihtelee. Kaikilla asioinneilla on “Yhteyshenkilöt“, “Toiminnanharjoittaja” ja “Lähettäminen” tietolehdet.
3. Valitse “Seuraava“
Yhteyshenkilöt -tietolehdellä annetaan yhteyshenkilön tiedot.
4. Valitse kohdassa kuusi annettu yhteyshenkilö tai
5. Tarvittaessa voit myös lisätä asiointikohtaisen yhteyshenkilön kohdasta “+Lisää“
6. Kun yhteyshenkilö on annettu, voidaan jatkaa muihin asioinnin tietoihin. Valitse “Seuraava“
Toiminnanharjoittaja -tietolehdellä annetaan toiminnanharjoittajaa koskevat tiedot.
7. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
8. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“.
Tapahtuman kuvaukset –tietolehdellä annetaan tapahtuman luonnetta koskevat perustiedot.
9. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
10. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“
Tapahtumapaikka tai alue –tietolehdellä annetaan tapahtumapaikkaa tai -aluetta koskevat tiedot.
11. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
12. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“
Tapahtuman aikataulu –tietolehdellä annetaan tapahtuman ajankohtaa ja kestoa koskevat tiedot.
13. Jos kohdan kuusi “yhteiset tiedot” on lupakokonaisuudelle täytetty, voidaan niitä käyttää testattavan asioinnin tietoina. Tällöin valitse “Käytän yhteisiin tietoihin syötettyjä tietoja“. Muussa tapauksessa valitse “Annan kaikki tiedot itse” ja syötä kenttiin tiedot.
14. Kun tiedot on annettu, voidaan jatkaa. Valitse “Seuraava“
Lähettäminen –tietolehdellä hakemus lähetetään viranomaiselle.
15. Voit tulostaa hakemusta koskevat tiedot. Tulosteesta voit tarkistaa viranomaiskäyttöliittymästä näkyvät tiedot.
16. Lähetä lupa-hakemus viranomaiselle, valitse “Lähetä“
Nyt hakemus odottaa viranomaiskäsittelyä Luvat ja valvonta -palvelun viranomaiskäyttöliittymässä. Pääset hakemukselle palvelun lähettämän heräteviestissä olevan linkin kautta. Heräteviesti lähetetään viranomaisen määrittelemään sähköpostiosoitteeseen.
Hakemuksen viranomaiskäsittely Luvat ja valvonta -palvelussa (Kevytasiointi)
Avaa edellisessä vaiheessa tehtyä hakemusta koskeva heräteviesti, jonka Luvat ja valvonta -palvelun on lähettänyt organisaatiosi määrittämään osoitteeseen. Viestissä on linkki hakemukselle (esimerkissä sininen teksti, mutta heräteviestissä linkki, joka ohjaa tunnistautumisen kautta suoraan hakemukselle)
Oikealla esimerkkikuva uutta hakemusta koskevasta heräteviestistä.
Kirjaudu Luvat ja valvonta -palvelun viranomaiskäyttöliittymään (https://lv-vir.ahtp.fi) käyttäen heräteviestistä saamaasi linkkiä. Tällöin palvelu ohjaa käyttäjän suoraan tunnistautumaan palveluun.
1. Jos kuitenkin käytät viranomaiskäyttöliittymän osoitetta, tunnistaudu valitsemalla “Tunnistaudu”
Luvat ja valvonta -palvelussa ei ole palvelukohtaisia tunnuksia vaan viranomaiset tunnistautuvat palveluun Suomi.fi (kunta- ja hyvinvointialueviranomaiset) tai Virtu (viranomaiset, joilla Virtu-kirjautuminen käytössään) -palveluiden avulla.
2a. Suomi.fi-tunnistein ja valtuuksin palveluun kirjautuvat viranomaiset (Kunnat ja hyvinvointialueet), valitse “LV suomi.fi-tuotanto“
2b. Virtu-kirjautumista käyttävät viranomaiset, valitse “LV virtu-discovery“
Kirjautumisen jälkeen palataan palvelun viranomaiskäyttöliittymän “Omat asioinnit” näkymään. Asiakkaan hakemuksille palvelussa on seuraava rakenne: asiakkaalla on kohteita, joihin voi liittyä yksi tai useampi asiointikokonaisuus, joka puolestaan sisältää kaikki asiakkaan asiointikokonaisuudelle hakemat viranomaisluvat. Asiointikokonaisuuden hakemukset näkyvät kaikille hanketta luvittaville viranomaisille.
Testausvaiheessa “Omat asioinnit” -näkymässä näkyvät vain ne kohteet (yleensä yksi kohde), jotka viranomainen on testin alkuvaiheessa itselleen lähettänyt.
Valitaan viranomaisen tekemä testihakemuksen kohde.
3. Valitse testattava kohde (esimerkissä testikohde1)
Testiaineiston kohteella voi olla useita asiointikokonaisuuksia varsinkin, jos testataan useamman palvelukokonaisuuden asiointeja samassa yhteydessä.
4. Valitaan testattava asiointikokonaisuus (esimerkissä Testihanke2, joka käsittää tapahtumajärjestämisen testattavat luvat)
Asiointikokonaisuuden tiedot -näkymässä näkyvät kaikki kokonaisuuden hakemukset. Testitilanteessa näkymässä on vain viranomaisen itsensä hakemia testihakemuksia.
Jokaisesta hakemuksesta on tiedot asioinnin (hakemuksen) nimestä, viranomaistunnisteesta, käsittelijästä, hakemuksen palveluun saapumuspäivästä, nykyisen asioinnin tilasta ja tilatapahtuman päivämäärästä, sekä toiminnanharjoittajan (luvan hakijan) nimestä.
Tässä esimerkissä käsitellään kuntaviranomaisen jätehuoltosuunnitelma. Huomioi testikäsittelyssä, että eri asioinneilla on eri sisältöjä. Vain tietyt vaiheet toistuvat jokaisella asioinnilla ja ne käsitellään tässä esimerkissä.
Asioinnin käsittely alkaa “Asioinnin tiedot ja käsittely” -tietolehdellä.
6. Voit tulostaa hakemukselle annetut tiedot. Jos hakemuksella on liitteitä, voit ladata ne ZIP-pakettina. Voit myös hakea tiedot hakemuksen eri tietolehdiltä.
7. Valitse testissä “Olen asioinnin käsittelijä“
8. Tarkista, että testissä käytetty viranomaisen sähköpostiosoite on oikein. Jos osoitteeseen tarvitaan muutos, se tehdään käyttöliittymän oikean yläkulma valikosta, josta valitaan “Omat tiedot” ja “Sähköpostiosoite“.
9. Anna asioinnille käsittelyjärjestelmän tai muu sellainen tunniste, jolla viranomainen helposti voi kohdentaa hakemuksen ja käsittelyn. Testitilanteessa voidaan käyttää muutakin tunnistetta.
10. Tallenna muutokset, valitse “Tallenna“. Kun muutokset on tallennettu, muuttuu asioinnin tila “Lähetetty” -tilasta “Käsittelyssä” -tilaan.
Käsittele (tallenna tai tarkista) testiasiointi. Voit myös tehdä testissä tietopyynnön, johon sitten tulee itse vastata. Voit myös testimielessä kokeilla eri välitilatietoja.
Testiprosessin lopuksi valitaan asioinnille parhaiten toimintaa kuvaava päätöstila (useita vaihtoehtoja).
11. Valitse päätöstila kohdasta “Muuta asioinnin tilaksi”. Tietopyynnön tilaksi valitaan “Tietopyyntö”
12. Anna asiakkaalle tilaa kuvaava saateteksti kohtaan “Tilan saateteksti”
13. Anna asiakkaalle määräaika tietopyyntöä tai päätöksen valitusaikaa koskien.
14. Kun tallennat tekemäsi muutokset, kyseinen tila astuu palvelussa voimaan ja näkyy asiakkaalle ja muille asiointikokonaisuuden viranomaisille. Päätöstilan ollessa kyseessä asioinnin tila muuttuu käsitellyksi.
Nyt testiasiointi on käsitelty Luvat ja valvonta -palvelussa ja tiedot asiointia koskien on tarkistettu. Mikäli testikäsittelyprosessissa huomataan toiminnallisia puutteita, tulee ne kirjata ylös, esim. testipöytäkirjaan. Puutteet ja virheet tulee korjata ennen yhteisen palvelutuotannon aloittamista.
Tillbaka