Kevytasiointi-palvelu
Luvat ja valvonta -palvelun yhteydessä kehitetty Kevytasiointi-palvelu on kokoelma sähköisiä asiointilomakkeita, jotka on toteutettu mahdollistamaan sähköinen asiointikanava viranomaisten asioinneille, joille varsinaista sähköistä asiointipalvelua ei vielä ole tarjolla. Kuitenkin “yhden luukun” asiakaskokemus ja tietojen tehokas siirtäminen ja hyödyntäminen edellyttävät sähköisiä asiointipalveluja.
Tällä hetkellä yhteiskäyttöisiä asiointilomakkeita on käyttöönottovalmiina mm. kuntaviranomaisille, pelastuslaitoksille ja poliisille. Lisäksi muut lupaviranomaiset ovat määritelleet ja ottaneet joissain asioinneissa Kevytasiointi-palvelun käyttöönsä.
Käyttöönotettavat asiointilomakkeet
Käyttöönotettavat sähköiset asiointilomakkeet (kevytasioinnit) löydät täältä. Käyttöönottoa ennen on hyvä arvioida lomakkeiden soveltuvuus omaan toimintaan ja huomioitava, että Kevytasiointia voi käyttää ainoastaan Luvat ja valvonta -palvelun yhteydessä.
Soveltuvuus
Kevytasioinnin käyttöönoton soveltuvuus toimintaan mm. palveluvolyymiin tulee arvioida ja verrata sitä muiden asiointiratkaisujen ohella ennen käyttöönottoa. Kevytasioinnin sähköiset asiointilomakkeet sisältävät määritellyt asiointikohtaiset lomaketiedot ja minimitoiminnallisuudet. Kevytasiointi ei esim. mahdollista viranomaiskohtaisia muokkauksia tai muokattavaa prosessiohjausta, eikä se poista tai vähennä viranomaiskäsittelijöiden työtä: asiakastietojen käsittely ja tilatietojen päivittäminen asiakkaalle tehdään henkilötyönä käsittelijän toimesta, kuten tähänkin saakka. Kevytasiointi soveltuu erityisesti viranomaisen asiointipalvelun sähköistämiseen silloin, kun asiointiin kohdistuva henkilötyön määrä on vähäinen, eikä ulkoisia sähköisiä ratkaisuja ole kannattavaa hankkia.
Ratkaisujen arviointi
Ennen valintaa eri ratkaisuja tulee arvioida niiden tuomien hyötyjen ja kustannuksien kautta. Arvioon vaikuttavat mm.
- hakemusmäärä ja yksittäisen hakemuksen tietojen määrä (vaikuttaa henkilötyön määrään)
- mahdolliset muutokset palveluprosessiin
- vaihtoehtojen elinkaarikustannukset
Kevytasiointi soveltuu erityisesti käyttötapauksiin, joissa:
- asiointiin liittyviä hakemuksia käsitellään lukumääräisesti vähän ja asiointi on sisällöltään helposti virkailijan siirrettävissä asianhallintaan.
- asiointi ei sisällä monivaiheisuutta ja on yksikertainen hallittava, joten se ei edellytä asioinnin sähköistä prosessiohjausta
- vaihtoehtoisten sähköisten asiointiratkaisujen kustannukset eivät ole perusteltavissa
- Kevytasiointi voi myös toimia väliaikaisena ratkaisuna ennen sähköistä asiointipalvelun käyttöönottoa