Hyppää sisältöön

Seuraa ja ohjaa


Seuraa ja ohjaa -vaiheessa viranomaisorganisaatiossa seurataan palveluprosessia ja tarvittaessa tehdään ohjaavia toimenpiteitä. Vähintään pari ensimmäistä viikkoa prosessin toimivuutta ja henkilöstön toimintaa tulee seurata ja tukea tehostetusti. Tämän jälkeen voidaan siirtyä normaaliin palvelun tuottamiseen. Tätä ennen on kuitenkin syytä varmistaa, että kaikki tekijät palveluprosessissa toimivat vaaditulla tavalla.

Poikkeamien havaitseminen

parhaiten poikkeamat huomataan seuraamalla palveluprosessin mittareita:

  • Asiointivolyymit: miten ne kehittyvät uuden prosessin käyttöönoton jälkeen
  • Muutokset käsittelyaikoihin

Esim. jos asiointivolyymeihin tulee merkittäväiä muutoksia, voi se tarkoittaa mm. etteivät asioinnit siirry Luvat ja valvonta -palvelusta viranomaisen asiointipalveluun tai asioinneista ei tule heräteviestejä viranomaiselle.

Löydät yleisimmät poikkeamat ja seuraukset poikkeaman hallinnan ohjeista tämän sivun alalaidasta.

Muistilista tehtävistä ja työvälineet

Vaiheen tehtävät

Kattavin lista Seuraa ja ohjaa -vaiheen tehtävistä löytyy organisaation laatimasta käyttöönoton suunnitelmasta. Tähän on koottu tehtäviä, jotka ainakin tulee olla tehty ennen seuraavaan vaiheeseen siirtymistä.

  • seuraa ainakin 2-4 viikkoa tehostetusti palveluprosessia käyttöönotosta alkaen
  • kirjaa poikkeamat ja ryhdy tarvittaviin toimenpiteisiin
  • viesti poikkeamista ja ohjaavista toimenpiteistä
  • siirrä palveluprosessin seuranta ja ohjaus organisaation palvelunhallintaan

Vaiheen ohjeet ja työvälineet

Tyypilliset poikkeamat ›