Uudet toimintaprosessit ja -ohjeet
Viranomaisella on toimintaprosesseja ja -ohjeita, jotka määrittelevät lupa- ja valvontamenettelyihin liittyvät tehtävät, vastuut ja tietojärjestelmät. Palvelun käyttöönoton myötä osa näistä prosesseista muuttuu, jolloin toimintamallit, prosessikuvaukset ja ohjeet on päivitettävä vastaamaan muuttunutta tilannetta. Muutoksen myötä on myös varmistettava, että uudet mallit ja ohjeet otetaan käyttöön organisaatiossa. Tämän muutoksen tueksi on suositeltavaa tehdä koulutussuunnitelma.
Milloin prosessit ja ohjeet laaditaan?
Prosessit ja ohjeet tulee päivittää ennen palvelun käyttöönottoon liittyviä koulutus- ja infotilaisuuksia. Ohjeet voidaan päivittää, kun muutoskohdat on tunnistettu ja uudet toimintamallit sovittu. Ohjeiden vastaavuus todellista tilannetta vasten on hyvä tarkistaa käyttöönoton jälkeen, kun uusia toimintatapoja ollaan ajamassa sisään organisaatioon.
Kuka prosessit ja ohjeet laatii?
Uudet toimintamallit, prosessikuvaukset ja ohjeet tulee laatia organisaatiossa olevien sääntöjen ja ohjeistuksien mukaisesti. Prosessien hahmottamisessa ja mallintamisessa on hyötyä kokonaisarkkitehtuuriosaamisesta, josta tyypillisesti vastaa tietohallinto. Prosessien kuvaamisessa voidaan hyödyntää mm. JHS152-suositusta. Prosessien ja ohjeiden laatimiseen osallistuvat tyypillisesti mm. muutoksen kohteena olevien toimintojen esimiehet, asiantuntijat ja järjestelmien pääkäyttäjät.