Nya operativa processer och instruktioner
Myndigheterna har operativa processer och instruktioner som definierar uppgifter, ansvar och informationssystem relaterade till tillstånds- och tillsynsförfaranden. I och med införandet av tjänsten kommer en del av dessa processer att förändras, varvid operativa modeller, processbeskrivningar och instruktioner bör uppdateras för att motsvara den förändrade situationen. I och med förändringen gäller det också att se till att de nya modellerna och instruktionerna införs i organisationen. Det rekommenderas att man utarbetar en utbildningsplan för att stödja denna förändring.
När ska processer och instruktioner utarbetas?
Processerna och instruktionerna bör uppdateras före utbildningar och informationsmöten relaterade till införandet av tjänsten. Instruktionerna kan uppdateras när förändringarna har identifierats och de nya operativa modellerna har fastställts. Det är bra att kontrollera överensstämmelsen mellan instruktionerna och den faktiska situationen efter införandet när nya rutiner införs i organisationen.
Vem utarbetar processerna och instruktionerna?
De nya operativa modellerna, processbeskrivningarna och instruktionerna bör utarbetas i enlighet med organisationens regler och riktlinjer. För att ta fram en bild av och modeller för processerna är det relevant att ha övergripande arkitekturkompetens, vilket informationshanteringen i allmänhet ansvarar för. Vid beskrivningen av processerna kan man till exempel använda JHS152-rekommendationen (rekommendationerna är endast på finska). De som i allmänhet deltar i fastställandet av processer och instruktioner är bland annat chefer, sakkunniga och systemadministratörer inom de områden som är föremål för förändringen.