Workshoppar för analys av ändringsbehov
När nya servicehelheter eller andra betydande förändringar planeras för tjänsten Tillstånd och tillsyn används analysworkshoppar i planeringen och specifikationen för att identifiera och analysera ändringsbehov av tjänsten och dess egenskaper. På analysworkshopparna kartläggs dessutom konsekvenser av förändringarna och ändringsbehov relaterade till olika intressenter: myndigheter och kunder som berörs av förändringen.
Ett effektivt sätt att analysera ändringsbehov är att ordna en tvådelad workshop, där de myndigheter som är involverade i ändringen med hjälp av en analys av ändringsbehoven utreder kundkonsekvenserna i sin tillståndsprocess. Analysen av ändringsbehov hjälper myndigheten att identifiera vilka rutiner eller strukturer som myndigheten bör ändra vid införandet av tjänsten för att nå gemensamma mål, såsom genuin kundorientering och samarbete mellan myndigheter.
Den första workshoppen fokuserar på nuläget ur en enskild myndighets perspektiv och syftar till att identifiera ändringsbehovet. På den andra workshoppen fastställs ändringarna och analyseras samarbetet med andra myndigheter.
I analysen av behovet av att ändra rutiner används utfallet från den första servicedesignworkshoppen, där fokus låg på kundnytta. Om en servicedesignworkshop tillsammans med kunder inte har ordnats kan samma frågor ställas genom att intervjua kunderna. Slutresultatet av analysen av behovet av ändrade rutiner dokumenteras i en ändringskarta och på ändringskort.
När bör workshoppar ordnas?
Workshoppar ordnas endast när nya servicehelheter eller andra väsentliga ändringar genomförs i tjänsten. Då rekommenderas det att genomföra en analys av ändringsbehoven i början av förberedelserna för anslutning, så att de nödvändiga ändringarna kan genomföras före det tekniska införandet.
Vem ansvarar för workshopparna och vem riktar de sig till?
Vid införandet av helt nya servicehelheter faciliterar och dokumenterar en partner i Tillstånds- och tillsynsprojektet servicedesignworkshopparna och eventuella intervjuer. Myndighetens sakkunniga och kunder deltar i workshopparna. Myndigheten förväntas också delta i intervjuer och arbeta självständigt. Deltagarna kartläggs tillsammans med projektet.